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电子文件是文件的一种类型，它具有文件的各种属性，特别是有快速使用和远程调用的特性，这是电子文件与纸质文件的基本区别。在使用功能方面电子文件与纸质文件是相同的。电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，是以数字信息为特征的文件。国际档案理事会电子文件委员会1996年制定的《电子文件管理指南》中指出：“文件是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接收的记录信息，该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景和结构而构成，而不管记录的形式或载体如何。”在这里，内容是指文件中表达作者意图的信息;背景是指能够证明文件形成过程和文件之间相互关系的信息，如文件形成时间、收件人等;结构是指文件内容信息的组织表达方式，如电子文件所使用的代码、格式、载体、附件等方面的信息。
2.2电子文件的种类电子文件的种类根据其自身特点也有不同的划分标准。目前，按其信息存储主要有以下几种形式：
1、文本文件;2、数据文件;3、图形文件;4、图像文件;5、影像又件;6、声音文件Z7、程序(计算机程序)文件。
3.电子文件形成在电子文件形成或接收的那一刻起，系统自动生成一张形成周期表和它相伴“终生”，并真实完整地记载它的形成全部活动情况和保存它的演变过程。
在形成周期表运行的工作过程中，系统还采用签署技术、加密技术、身份验证、防写措施等来保证周期表内所记信息和电子文件的演变的准确性、原始性。所有这些都将作为该电子文件归档时，检验其原始性、真实性、完整性的唯一依据和凭证。 上一页 [1] [2]
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